Berdasarkan Keputusan Bupati Pasaman Nomor : NOMOR : 188.45/453/BUP-PAS/2018

FUNGSI DAN TUGAS PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI

A.     Pembina 
1.    Fungsi:
Pembinaan terhadap pengelolaan layanan informasi dan dokumentasi dan seluruh rangkaian kegiatan pengelolaan informasi dan dokumentasi sesuai dengan mekanisme yang ditentukan.

2.    Tugas:
a.    melakukan pembinaan terhadap pengelolaan pelayanan informasi dan dokumentasi dilingkungan Pemerintah Daerah;
b.    mengesahkan dan menetapkan jenis-jenis informasi, yaitu informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala, sertamerta, tersedia setiap saat serta informasi yang dikecualikan.

B.    Pengarah PPID
1.    Fungsi Pengarah PPID:
a.    mengarahkan kegiatan pengelolaan informasi dan dokumentasi serta menjamin ketersediaan informasi secara terintegrasi dan terkoordinasi.
b.    menerima keberatan atas penolakan dari pemohon informasi publik.
c.    memberikan tanggapan atas keberatan yang diajukan oleh pemohon informasi dalam jangka waktu paling lambat 30 (tiga puluh) hari kerja sejak diterimanya laporan keberatan secara tertulis.
d.    sebagai perwakilan badan publik Pemda dalam sengketa informasi publik dan/atau
e.    memberikan persetujuan atau penolakan atas surat penetapan daftar informasi publik dan surat penetapan klasifikasi dari PPID Utama.
2.    Tugas pengarah PPID:
a.    memberikan arahan kepada PPID terkait pengelolaan layanan informasi dan dokumentasi;
b.    memberikan persetujuan kepada PPID terkait pengelolaan layanan informasi dan dokumentasi yang dapat diakses / diberikan kepada pemohon informasi;
c.    memberikan rekomendasi kepada PPID atas hasil uji konsekuensi informasi yang dikecualikan;
d.    memberikan persetujuan atas pertimbangan PPID terkait dengan setiap kebijakan yang diambil untuk memenuhi hak setiap pemohon informasi.
 

C.    Tim Pertimbangan
Bertugas dan bertanggungjawab dalam menerima laporan PPID yang memuat informasi mengenai permintaan informasi publik yang sudah dipenuhi, tindak lanjut dari permintaan yang belum dipenuhi, penolakan permintaan informasi publik disertai dengan alasan penolakannya dan waktu diperlukan dalam memenuhi setiap permintaan pemohon informasi sesuai dengan ketentuan yang telah diatur dalam peraturan perundang-undangan.

D.    PPID Utama
Bertugas dan bertanggungjawab dalam:
1.    Penyediaan, penyimpanan, pendokumentasian, dan pengamanan informasi;
2.    Pelayanan informasi sesuai dengan aturan yang berlaku;
3.    Pelayanan informasi publik yang cepat, tepat dan sederhana;
4.    Penetapan prosedur operasional penyebarluasan informasi publik;
5.    Pengujian konsekuensi;
6.    Pengklasifikasian Informasi dan/atau pengubahannya;
7.    Penetapan informasi yang dikecualikan yang telah habis jangka waktu pengecualiannya sebagai informasi publik yang dapat diakses; dan/atau
8.    Penetapan pertimbangan tertulis atas setiap kebijakan yang diambil untuk memenuhi hak setiap orang atas informasi publik.

E.    PPID Pembantu:
1.    Membantu PPID melaksanakan tanggungjawab, tugas dan kewenangannya;
2.    Menyampaikan informasi dan dokumentasi kepada PPID secara berkala dan sesuai kebutuhan;
3.    Melaksanakan kebijakan teknis informasi dan dokumentasi sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya;
4.    Menjamin ketersediaan dan akselerasi informasi dan dokumentasi bagi pemohon pelayanan informasi secara cepat, tepat berkualitas dengan mengedepankan prinsip-prinsip pelayanan prima; dan/atau
5.    Mengumpulkan, mengolah, mengkomplikasi bahan dan data lingkup OPD masing-masing menjadi bahan informasi publik.

F.    Ketua Bidang :
1.    Bidang Pendukung dan Sekretariat bertugas melaksanakan kegiatan administrasi, dokumentasi dan pelaporan pelaksanaan pengelolaan dan pelayanan informasi dan dokumentasi Pemerintah Daerah.
2.    Bidang Pelayanan dan Dokumen Informasi bertugas memberikan pelayanan informasi publik dan pengelola informasi sesuai dengan mekanisme internal PPID.
3.    Bidang Pengolahan Data dan Klarifikasi Informasi bertugas mengolah data yang akan disajikan sebagai informasi publik, melakukan klasifikasi jenis informasi dan mendokumentasikan informasi yang dikuasai.
4.    Bidang Penyelesaian Sengketa Informasi bertugas melakukan advokasi dan mewakili institusi dalam menyelesaikan sengketa informasi.
    

G.    Anggota/Pejabat Fungsional:
1.    Membantu Ketua Bidang melaksanakan tanggungjawab, tugas dan kewenangannya;
2.    Menyampaikan informasi dan dokumentasi sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya;
3.    Melaksanakan kebijakan teknis informasi dan dokumentasi sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya;

H.    Sekretariat:
1.    Memberikan dukungan administratif dan teknis operasional serta sarana dan prasarana mendukung tersedianya layanan informasi dan dokumentasi.
2.    Menjamin ketersediaan dan akselerasi informasi dan dokumentasi bagi pemohon pelayanan informasi secara cepat, tepat berkualitas dengan mengedepankan prinsip-prinsip pelayanan prima;
3.    Mengumpulkan, mengolah, mengkompilasi bahan dan data untuk didokumentasikan menjadi bahan informasi publik; dan/atau
4.    Mencetak dan menggandakan informasi dan dokumentasi (Soft/Hard Copy) sebagai layanan informasi dan dokumentasi kepada pemohon informasi.